Einstieg und Grundlagen

Einfacher und schneller Upload ist essentiell für die tägliche Arbeit mit Medien. AdmiralCloud konvertiert Ihre Bild-, Video-, Audio- und Dokumenten- Dateien im Anschluss an den Upload in Ihre vordefinierten Formate. Diese stehen Ihnen, Ihrem Teams oder anderen Nutzern zur weiteren Nutzung Verfügung.

Upload in der Medien-Stapelverarbeitung

Das Hochladen von Mediadaten ist stapelweise möglich. Tags werden, falls vorhanden, direkt übernommen. Metadaten müssen paketweise jeweils nur einmal gesetzt werden.

IPTC-Daten auslesen und verarbeiten

Auch die in Ihrer Bild- und Videobearbeitungssoftware erstellten IPTC/XMP-Daten können Sie direkt in die AdmiralCloud exportieren. Vorhandene IPTC/XMP-Daten werden automatisch ausgelesen und im hochgeladenen Medium dargestellt.

Lizenz Workflow während des Uploads

Sie können Ihre Videos, Bilder und Audiodateien bereits während des Uploads mit Ihren Lizenzrechte-Dokumente verknüpfen. Über die Stapelbearbeitung haben Sie im Nachgang aber auch die Möglichkeit mehreren Medien Lizenzen zuzuordnen und diese gegebenenfalls anzupassen oder zu aktualisieren.

Benachrichtigung nach Uploads

Von Ihnen angegebenen Adressaten erhalten unmittelbar nach Fertigstellung Ihres Uploads eine Benachrichtigung per Mail.

Automatische Erstellung von Downloadlink nach Upload

AdmiralCloud sendet Ihnen auf Wunsch einen Downloadlink per E-Mail zu, sobald der Upload abgeschlossen ist. So können Sie eingegangenes Material schnellstmöglich sichten.

Mit Hilfe von Schlagwörtern ist es möglich zusätzliche Recherche, Mehrfachkäufe sowie die erneute Erstellung von Bildmaterial zu vermeiden. Als eine Form von Metadaten dienen Schlagwörter, auch Tags genannt, der gezielten Suche, der Kategorisierung und der Einordnung von digitalen Medien. Tags erfassen kurz und prägnant den Inhalt eines Bildes oder Videos.

AdmiralCloud verfügt über moderne Möglichkeiten, um Verschlagwortung möglichst nachhaltig und benutzerfreundlich einzusetzen:

• Das gezielte Erstellen, Verwalten und Auslesen von Tags ist anhand einer übersichtlichen Benutzeroberfläche problemlos umsetzbar.
• Besonders komfortabel ist die automatische Verschlagwortung bzw. das Smart Tagging, das die hochgeladenen Medien sofort in einen größeren Zusammenhang stellt. Mit Unterstützung künstlicher Intelligenz (KI) können unterschiedliche Objekte erkannt und ähnlichen Motiven zugeordnet werden.
• Durch eine Speech-to-Text-Funktion können Schlagwörter auch aus Audio- und Videodateien extrahiert werden.
• Im internationalen Einsatz bietet AdmiralCloud die Möglichkeit Tags in mehreren Sprachen, wie Deutsch, Englisch oder Spanisch zu hinterlegen.

Damit das volle Leistungsspektrum von AdmiralCloud abgerufen werden kann, müssen die Assets so ausführlich und spezifisch wie möglich verschlagwortet werden. Um hierbei Abweichungen durch Synonyme oder Rechtschreibfehlern zu vermeiden, wurde für die DIHK vorab ein einheitliches, passend abgestimmtes Vokabular festgelegt. Dieses gliedert sich in 6 farblich unterschiedliche Tag Gruppen, basierend auf den 5 W-Fragen: was, wann, wo, wer, welches? (die 6. Gruppe sind besondere Tags, wie Dateien Typen). Es wird empfohlen dass jedem Asset mindestens zwei Tags aus unterschiedlichen Gruppen zugeordnet werden. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Tags erstellen und verwenden

Digitale Medien werden in AdmiralCloud anhand von Schlagwörtern (Tags) gekennzeichnet. Dies ermöglicht eine mehrschichtige, intuitive Suche, welche weit über die Abfrage des Titels oder Datums hinausgehen kann.

Darüber hinaus unterstützt AdmiralCloud  komplexe Suchtiefen mit der Möglichkeit, mehrere Suchkriterien aneinander zu reihen. Außerdem kann die aktuelle Übersicht nach Erstellungs- oder Produktionsdatum, Media-Tags oder Lizenzen gefiltert werden. Mithilfe der erweiterten Suche sind Sie in der Lage Ihre Suchergebnisse durch die Kombination verschiedener Parameter zu präzisieren. Darüber hinaus ist AdmiralCloud auf Multilingualität ausgerichtet; sprich Ihre Suche findet automatisch in allen Sprachen statt. Suchtreffer in Ihrer Profilsprache (UI-Sprache) werden hierbei bevorzugt angezeigt.

Bei der Umstellung auf AdmiralCloud wurden alle alten Ordner der Typo3 Medienverzeichnisses als Tag dem Bild zugeordnet. So hat beispielsweise das Bild

ahk.de/fileadmin/AHK_Ungarn/Fotos/Kampagnen/Arbeit_und_Familie/20190131duihk-1.jpg

die Tags "Fotos, Kampagnen, Arbeit und Familie".

und kann mit diesen Begriffen auch wieder in der Admiralcloud aufgefunden werden:

filehub.admiralcloud.com/v5/deliverFile/346831f1-7f08-4853-9c50-7cfef335e2e0

Neuen Bildern können natürlich auch neue Tags zugewiesen werden. Das Taggen ist also der Ersatz für mit Ordnern arbeiten. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Tags erstellen und verwenden

Es ist einer der unschlagbaren Vorteile der AdmiralCloud, dass anhand automatisierter Prozesse nicht mehr jedes Asset gesondert modifiziert und zugewiesen werden muss. Die gesamte Aufbereitung der digitalen Medien wird durch die Verwendung von Stapelverarbeitung in vereinfacht. Bei der Zusammenstellung der stapelweise zu bearbeitenden Assets unterstützen Sie die umfangreichen Such- und Filter-Optionen. Durch die Aktivierung des MultiTools stellt Ihnen AdmiralCloud für die ausgewählten Medien vielfältige Varianten der Stapelverarbeitung zur Verfügung:

• Bearbeitung sämtlicher Metadaten
• Titel und Beschreibungen ergänzen und überarbeiten
• Hinzufügen oder Entfernen von Tags
• Lizenzmanagement
• Veröffentlichung nach intern und extern
• Rechte- und Freigabemanagement
• Verwaltung Ihrer Medien-Favoriten
• Download und Zip-Datei Erstellung
• Löschen von Medien

Für das Digital Asset Management von AdmiralCloud steht Sicherheit an erster Stelle. Als zentraler Anlaufpunkt zur Medienverwaltung setzt AdmiralCloud umfangreiche Maßnahmen zu unserem und zum Schutz unserer Assets um:

Content Sicherheit

Sämtliche Verbindungen innerhalb des Digital Asset Management verwenden das sichere HTTPS-Protokoll. Zudem werden signierte Links eingesetzt d.h. die jeweilige Zeichenfolge der generierten Download- und Web-Links bieten keine Rückschlüsse auf die Inhalte der Links, so dass kein Unbefugter mit Hilfe einer Websuche Ihre Inhalte auffinden kann.

Sicherheitsgruppen

Die Struktur der AHKs wird in AdmiralCloud über Sicherheitsgruppen abgebildet. Über die Gruppen kann den Mitgliedern eine Zuweisung von Rechten & Rollen erfolgen. Der Zugriff auf kann wahlweise verwehrt, eingeschränkt oder erlaubt werden. So behalten Sie den Überblick, welche Bereiche oder Teams in der Organisation auf welche Mediadateien Zugriff haben.

Lizenzmanagement

AdmiralCloud berücksichtigt unterschiedliche Lizenztypen und unterstützt Sie bei der Einhaltung des Deutschen Urhebergesetzes (UrhG) sowie der Wahrung der Rechte Dritter, die auf Bildern erkennbar abgebildet sind. Dabei bietet AdmiralCloud von der Zuordnung der Lizenz bis hin zu der Verknüpfung Ihrer Bilder und Videos mit Rechteabtretungen, Model Releases oder Foto-Stock-Verträgen jeweils passende und effiziente Workflows – gerade im Bereich des Corporate Publishing ein wichtiges Werkzeug in der Unternehmenskommunikation.

Für das Digital Asset Management von AdmiralCloud steht Datensicherheit an erster Stelle. Als zentraler Anlaufpunkt zur Medienverwaltung setzt AdmiralCloud umfangreiche Maßnahmen zum Schutz der Assets um. Unter anderem werden durch AdmiralCloud signierte Links gesetzt, was bedeutet, dass die jeweilige Zeichenfolge der generierten Download- und Web-Links keine Rückschlüsse auf die Inhalte der Links zulassen. Kein Unbefugter kann mit Hilfe einer Websuche Ihre Inhalte auffinden.

Automatische Erstellung von Downloadlink nach Upload

AdmiralCloud sendet Ihnen auf Wunsch einen Downloadlink per E-Mail zu, sobald der Upload abgeschlossen ist. So können Sie eingegangenes Material schnellstmöglich sichten.

Download-Link

Media-Dateien können in zuvor definierten Dateiformaten durch Generierung eines Download-Links an Nutzer ausgespielt werden. Die jeweilige Download-Seite enthält bei Videoinhalten standardmäßig auch einen integrierten Webplayer für das direkte Streaming des Videos

Web-Link

Durch die Generierung eines Web-Links lassen sich Ihre Media-Dateien auch außerhalb des Media Asset Managements verfügbar machen.

Bei jedem Medientypen kann die Originaldatei ausgetauscht werden. Der Mediencontainer als solches bleibt unverändert, so dass alle vorgenommen Änderungen und Verknüpfungen bestehen bleiben. Die Austauschdatei muss derselbe Medientyp wie die Originaldatei sein (z.B. Videos können nur durch Videos ausgetauscht werden - ein Austausch von Video mit einem Bild ist nicht möglich).

1. Im Mediencontainer kann die Funktion „Original Austauschen“ über die linke Seitennavigation ausgewählt werden.
2. Bestätigen Sie, dass Sie den Hinweis zum Original Austausch gelesen und verstanden haben. Es erscheint eine Upload-Box, in der Sie die Möglichkeit haben, über die Schaltfläche „Select a file“ eine Datei von Ihrem Computer auszuwählen oder die gewünschte Datei per Drag'n'Drop in die Upload-Box zu ziehen. Der Austauschvorgang startet automatisch und Sie werden nach Fertigstellung per E-Mail kontaktiert. 

Hinweis: Das Vorschaubild der Originaldatei bleibt bestehen. Sollten Sie dieses ändern wollen, muss ein neues Vorschaubild im Bereich Vorschaubilder angelegt oder hochgeladen werden.